Un software de citas para clínicas privadas debe atender al paciente por teléfono, WhatsApp y web sobre una misma agenda. Además, tiene que respetar la duración de cada tratamiento, recordar las citas y liberar al momento los huecos cancelados, todo ello cumpliendo el RGPD. Es lo que ofrece Citas24 en su solución para clínicas y salud.
En esta guía repasamos las funciones que marcan la diferencia, cómo cambian según la especialidad y cómo tratar los datos de salud. Si tu mayor problema es el teléfono, empieza por la recepcionista virtual para clínicas. Y si buscas la visión general para cualquier negocio, tienes nuestra guía del sistema de gestión de citas.
Software médico, de gestión clínica o de citas: qué estás buscando
Cuando buscas «software médico» o «software de gestión clínica» aparecen herramientas muy distintas. Unas se centran en el trabajo dentro de la consulta. Otras, en todo lo que pasa antes: que el paciente consiga cita, la recuerde y venga.
Esta guía trata de la segunda parte, porque es donde se pierden pacientes. Un paciente que llama a las 21:00 y nadie contesta, o que olvida su cita, es un hueco vacío que ningún programa interno recupera.
Citas24 trabaja con su propio panel y su agenda, accesibles desde cualquier dispositivo, y la cuenta se crea en unos minutos. Si tienes sistemas propios, el plan Enterprise incluye integraciones a medida.
Qué debe tener un software para clínicas: 10 requisitos
Úsalos como checklist al comparar software para clínicas médicas. Los seis primeros afectan directamente a cuántas citas consigues; los cuatro últimos, a cómo trabaja tu equipo.
- Atención 24/7 por WhatsApp con IA. El paciente escribe en lenguaje natural y el asistente responde dudas, propone huecos reales y confirma la cita, también de noche y en festivos. Cómo ponerlo en marcha lo contamos en automatizar citas por WhatsApp en clínicas.
- Agente telefónico con IA. Contesta hasta 5 llamadas a la vez con voz natural en español, desde un número nuevo o desviando el de siempre. Puedes probarlo llamando a la clínica de demostración: 825 96 80 64.
- Portal de reservas sin app ni registro. Reserva en tres pasos desde tu web o Google, con un enlace en la confirmación para cancelar o cambiar la cita.
- Duración por tratamiento. Una primera visita de 60 minutos y una revisión de 30 no pueden ocupar el mismo hueco. El sistema solo debe ofrecer horas en las que el tratamiento cabe.
- Recordatorios automáticos. Por WhatsApp, con la confirmación al reservar y el aviso el día antes de la cita. Lo detallamos en recordatorios automáticos de citas.
- Huecos liberados al momento. Si un paciente anula, el hueco vuelve a quedar libre en todos los canales y cualquier otro paciente puede reservarlo.
- Agenda por profesional. Cada médico o terapeuta con su horario, sus descansos, sus vacaciones y los tratamientos que hace.
- Derivación a una persona. La IA responde solo con la información de tu clínica. Si el paciente necesita algo más, le pasa con tu equipo o le da el teléfono de contacto que tú decidas.
- Ficha de cada paciente. Con su historial de citas y sus conversaciones, y una bandeja donde tu equipo puede leer cualquier chat y tomar el control cuando haga falta.
- Agenda en tu panel, desde cualquier dispositivo. Cada profesional consulta sus citas al momento desde el móvil, la tablet o el ordenador, sin depender de otro calendario.
Qué necesita cada tipo de clínica
Las funciones básicas son las mismas, pero cada especialidad tiene su punto crítico. Esta tabla te ayuda a priorizar.
| Tipo de clínica | Reto de agenda | Qué configurar primero |
|---|---|---|
| Policlínica | Muchas especialidades y profesionales en la misma agenda | Servicios asociados a cada profesional, para que el paciente reserve con quien corresponde |
| Medicina estética | Tratamientos de duración muy distinta y consultas de valoración previas | Un servicio por tratamiento con su duración real y la valoración como servicio aparte |
| Podología | Pacientes recurrentes con tratamientos y revisiones | Duraciones distintas para tratamiento y revisión, y recordatorios automáticos |
| Óptica y oftalmología | Revisiones y graduaciones que se piden en horas punta | Enlace al portal de reservas en tu ficha de Google y horario y descansos de cada profesional bien configurados |
| Consulta médica individual | El profesional atiende y no puede coger el teléfono | WhatsApp y teléfono con IA, y derivación a una persona cuando haga falta |
Si tienes un centro de estética sin parte médica, consulta nuestra guía de software para centros de estética. Para especialidades concretas tienes las guías de software para clínicas dentales, software para fisioterapia y software para psicólogos.
RGPD y datos de salud: menos datos, menos riesgo
El Reglamento General de Protección de Datos considera los datos de salud una categoría especial, con una protección reforzada. En España se completa con la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos. El mismo reglamento pide tratar solo los datos necesarios para cada finalidad.
Para gestionar una cita no hace falta saber el diagnóstico. Para dar la cita, Citas24 pide nombre, teléfono, servicio y fecha. Las grabaciones de las llamadas y las conversaciones solo las ve tu equipo.
Citas24 cumple el RGPD: tu clínica es la responsable del tratamiento y Citas24, el encargado. Tres buenas prácticas para completar la protección:
- Recordatorios sin motivo de consulta. Basta con el día, la hora, el profesional y la dirección.
- Nombres de servicio neutros. «Primera visita» o «Revisión» en lugar de una descripción del problema.
- Información clara al paciente. Explica en tu política de privacidad qué datos usas para gestionar la cita y por qué canal le escribirás.
El teléfono: el canal que más pacientes pierde
En muchas clínicas el teléfono suena justo cuando la recepción está atendiendo a alguien en persona o el profesional está en consulta. Si nadie contesta, el paciente prueba con la siguiente clínica de Google.
Un agente telefónico con IA contesta hasta 5 llamadas a la vez e informa con los datos de tu clínica. Después agenda la cita con la duración correcta.
La confirmación llega al paciente por WhatsApp. Teléfono, WhatsApp y web trabajan sobre la misma agenda, así que no hay dobles reservas.
Puedes ver cómo funciona la IA que contesta llamadas de Citas24. Y si quieres saber cuánto cuesta frente a contratar a alguien, lo calculamos en precios de una recepcionista virtual.
Cuánto cuesta un software de citas para clínicas
Precios de Citas24 en octubre de 2026, sin permanencia. Puedes ver el detalle en la sección de precios.
| Plan | Precio | Para quién | Incluye |
|---|---|---|---|
| Básica | 25 €/mes | Consulta de un solo profesional con poco volumen | 1 profesional, 50 reservas/mes, WhatsApp con IA (hasta 250 mensajes/mes), portal de reservas y chat web |
| Profesional | 50 €/mes, 30 días gratis sin tarjeta | Clínicas de hasta 5 profesionales | Hasta 5 profesionales, reservas ilimitadas, WhatsApp con IA y agente telefónico con IA |
| Enterprise | A medida | Policlínicas grandes o varios centros | Integraciones con ERP, CRM y API |
Para valorar el coste, compáralo con lo que vale una consulta que se pierde. Pongamos que tu primera visita cuesta 60 €. Si recuperas una sola cita a la semana que antes se perdía, la cuota del plan Profesional queda cubierta.
Cómo elegir en 6 pasos
- Mide durante una semana las llamadas y mensajes sin atender. Es el dato que más pesa en la decisión.
- Haz la lista de tratamientos con su duración real y qué profesional hace cada uno.
- Decide los canales. WhatsApp casi siempre; teléfono si tu recepción se satura; portal de reservas para Google y la web.
- Revisa la privacidad. Qué datos guarda, quién puede verlos y quién actúa como encargado del tratamiento.
- Prueba con pacientes reales. Pide a varios pacientes que reserven, cambien y anulen una cita por cada canal.
- Comprueba las condiciones. Sin permanencia, precio claro por número de profesionales y puesta en marcha rápida.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un software médico y un software de citas?
«Software médico» es un término amplio que incluye herramientas para el trabajo dentro de la consulta. Un software de citas se centra en atender al paciente, reservar, recordar la cita y liberar los huecos cancelados. Es la parte donde se pierden pacientes antes de que lleguen a la clínica.
¿Es seguro gestionar citas de pacientes por WhatsApp?
Sí, si la herramienta cumple el RGPD. Tu clínica es la responsable del tratamiento y Citas24, el encargado. Para dar la cita pide nombre, teléfono, servicio y fecha; las grabaciones y conversaciones solo las ve tu equipo. Evita además poner el motivo de la consulta en los mensajes.
¿Puedo ver la agenda desde el móvil?
Sí. El panel de Citas24 funciona en cualquier dispositivo y muestra la agenda de cada profesional con las citas de todos los canales. Además, cada profesional recibe un resumen diario por email con sus citas.
¿Qué pasa si un paciente quiere hablar con una persona?
El asistente detecta cuándo el paciente necesita ayuda humana y deriva la conversación a tu equipo. También puede facilitarle el teléfono de contacto que tú elijas. Responde solo con la información de tu clínica.
¿Puedo probarlo antes de contratar?
Sí. Llama a la clínica de demostración (825 96 80 64) o empieza gratis con 30 días sin tarjeta en el plan Profesional.
