Un software de citas para clínicas dentales debe reservar cada tratamiento con su duración real y repartir la agenda entre dentistas e higienistas. Además, tiene que atender WhatsApp y teléfono cuando la recepción está ocupada, y recordar las citas. Así lo resuelve Citas24 en su software de citas para clínicas y salud.
Si tienes una clínica de otra especialidad, mira la guía general de software de citas para clínicas privadas. Aquí tienes las funciones imprescindibles, cómo configurar duraciones y revisiones periódicas, qué hacer con las urgencias nocturnas y qué cambia frente a gestionar la agenda a mano.
Por qué la agenda dental se complica tanto
Una clínica dental combina citas muy distintas en el mismo día: una limpieza rápida, un ajuste de ortodoncia y una cirugía de implante. Si la agenda trata todas igual, aparecen solapamientos o tiempos muertos.
Además, el teléfono suena justo cuando la recepción atiende a un paciente en el mostrador o a quien acaba de salir de consulta. El dentista no puede contestar con los guantes puestos. Y los pacientes escriben por WhatsApp a cualquier hora, a menudo cuando la clínica ya está cerrada.
7 funciones imprescindibles en un software para dentistas
- Duración por tratamiento. Cada tipo de cita ocupa su tiempo real y el sistema solo ofrece huecos donde cabe entera.
- Agenda por profesional. Dentistas, ortodoncista e higienista con sus horarios, descansos y vacaciones.
- Reservas por WhatsApp con IA. El paciente escribe «quiero pedir cita para una limpieza» y el asistente le propone huecos reales y confirma la cita, también un domingo por la noche.
- Atención telefónica con IA. Contesta hasta 5 llamadas a la vez, informa con los datos de tu clínica y agenda. Puedes llamar a la clínica de demostración: 825 96 80 64. Más detalle en la recepcionista virtual para clínicas.
- Recordatorios automáticos. Por WhatsApp, con confirmación al reservar y recordatorio el día antes de la cita. Lo detallamos en recordatorios automáticos de citas.
- Huecos libres al momento. Si alguien anula una limpieza a primera hora, el hueco vuelve a quedar libre en todos los canales y cualquier paciente puede reservarlo.
- Derivación a una persona. Ante una urgencia o una duda delicada, la IA pasa la conversación a tu equipo o da el teléfono que tú decidas.
Duraciones por tratamiento: ejemplo de configuración
Este es un ejemplo de configuración para una clínica con cuatro dentistas. Ajusta los tiempos a cómo trabajáis vosotros.
| Tratamiento | Duración de ejemplo | Quién lo hace | Consejo de configuración |
|---|---|---|---|
| Limpieza dental | 30 min | Higienista | Ábrela en todas las franjas: es la cita que más se reserva online |
| Ortodoncia (revisión o ajuste) | 45 min | Ortodoncista | Agrúpala en días fijos si el ortodoncista no viene a diario |
| Implante | 60 min | Cirujano o implantólogo | Asígnalo solo a quien lo hace para que el asistente busque una hora seguida en su agenda |
| Primera visita | La que uséis | Cualquier dentista | Crea un servicio propio para distinguirla de las revisiones |
| Revisión periódica | La que uséis | Dentista o higienista | Buena para los huecos que dejan las cancelaciones |
Con los servicios bien definidos, el asistente sabe que un implante necesita una hora libre seguida con el profesional adecuado. No ofrecerá un hueco de 30 minutos que luego tendrías que mover.
Revisiones periódicas: que el paciente vuelva a los 6 meses
Las revisiones y limpiezas periódicas mantienen la agenda llena y al paciente cuidado. El problema es que, si no se cierra la fecha, se olvidan. La forma más fiable de trabajarlas es sencilla:
Cierra la revisión antes de que el paciente se vaya. Al terminar la limpieza, se fija la cita de dentro de seis meses, en recepción o por WhatsApp. Citas24 enviará el recordatorio por WhatsApp el día antes de esa cita y, si el paciente no puede venir, la cambia con un mensaje.
Así la cita ya está en la agenda y el recordatorio sale solo. Te contamos cómo atiende el asistente en chatbot para WhatsApp Business.
Urgencias dentales fuera de horario
Un dolor de muelas a las 23:00 genera un mensaje urgente. Si la respuesta es un silencio hasta el día siguiente, el paciente buscará otra clínica, y quizá no vuelva.
Con Citas24, el asistente responde al momento y solo con la información de tu clínica. Con los datos que tú le des, puede:
- Dar el teléfono de urgencias que tú elijas, si tienes guardia o un servicio de referencia.
- Derivar a una persona de tu equipo cuando la conversación lo necesite.
- Ofrecer la primera cita libre del día siguiente para que el paciente salga de la conversación con una solución.
Un ejemplo de conversación:
- Paciente: «Me duele mucho una muela y se me ha hinchado la cara. ¿Podéis atenderme?»
- Asistente: «Siento que estés así. Para urgencias fuera de horario puedes llamar a nuestro teléfono de urgencias. Si quieres, te reservo la primera hora de mañana, a las 9:00 con la doctora Ruiz».
Su papel es informar, derivar y agendar con los datos de tu clínica. Así nadie se queda sin respuesta, y lo clínico lo valora tu equipo.
WhatsApp, teléfono y web sobre la misma agenda
Muchas clínicas reciben citas por tres vías y las apuntan en sitios distintos. Ahí nacen las dobles reservas. En Citas24, el WhatsApp, el teléfono y el portal de reservas online trabajan sobre la misma agenda, la de tu propio panel, que puedes consultar desde cualquier dispositivo.
El portal funciona sin app ni registro: el paciente reserva en tres pasos y recibe una confirmación con un enlace para cancelar o cambiar la cita. Para reducir ausencias, combina el portal con los recordatorios automáticos.
Sin automatizar o con Citas24: qué cambia en la clínica
Cuando la agenda se gestiona a mano, cada cita la sigue cerrando una persona: contestar, buscar el hueco, apuntar y recordar. Esto es lo que cambia con Citas24:
| Tarea | Gestionando la agenda a mano | Con Citas24 |
|---|---|---|
| Responder de noche y en festivos | Mensajes sin contestar hasta el día siguiente | Sí, y reserva la cita |
| Duración por tratamiento | A mano | Automática por servicio |
| Varios dentistas | Agenda compartida | Agenda y acceso por profesional |
| Teléfono | Lo coge quien pueda | Agente IA con hasta 5 llamadas simultáneas (plan Profesional) |
| Recordatorios | A mano | Automáticos por WhatsApp el día antes |
| Coste | Horas de recepción y pacientes que se van | 25 €/mes (1 profesional) o 50 €/mes (hasta 5; 30 días gratis sin tarjeta) |
Puedes ver el detalle de cada plan en precios. Para centros con varias sedes o que necesitan conectar Citas24 con sus sistemas, el plan Enterprise incluye integraciones a medida.
Cómo elegir software para tu clínica dental en 4 pasos
- Cuenta durante una semana las llamadas y WhatsApp sin atender. Apunta también los que llegan fuera de horario y los que eran urgencias.
- Haz la lista de tratamientos con su duración y su profesional. Si el software no la respeta, la agenda online ofrecerá huecos imposibles.
- Decide qué hacer con las urgencias. Teléfono de guardia, derivación a una persona o primera cita libre del día siguiente.
- Prueba con pacientes reales. Pide a varios pacientes que reserven, cambien y anulen por WhatsApp, teléfono y portal durante el periodo de prueba.
Preguntas frecuentes
¿Qué software necesito para un consultorio dental pequeño?
Uno que respete la duración de cada tratamiento, atienda WhatsApp cuando no puedes y envíe recordatorios. Con hasta cinco profesionales, el plan Profesional de Citas24 cubre agenda por dentista, reservas ilimitadas y agente telefónico con IA.
¿Puedo conectar Citas24 con mis sistemas?
Sí, en el plan Enterprise: se hacen integraciones a medida con tu ERP o tu CRM, o por API. En todos los planes, la agenda está en tu propio panel de Citas24 y puedes consultarla desde cualquier dispositivo.
¿Cómo se protegen los datos de los pacientes?
Citas24 cumple el RGPD: tu clínica es la responsable del tratamiento y Citas24, el encargado. Para dar la cita pide nombre, teléfono, servicio y fecha; las grabaciones y conversaciones solo las ve tu equipo. Te recomendamos no incluir detalles del tratamiento en los recordatorios.
¿Qué pasa si un paciente escribe con una urgencia de madrugada?
El asistente responde al momento con la información de tu clínica. Puede darle el teléfono de urgencias que tú decidas, derivarlo a tu equipo u ofrecerle la primera cita libre. La valoración clínica queda en manos de tus profesionales.
¿Puedo probar el software para clínicas dentales gratis?
Sí. Citas24 ofrece 30 días gratis sin tarjeta en el plan Profesional, con WhatsApp y teléfono atendidos por IA, para que lo pruebes con pacientes reales: empieza aquí o llama antes a la demo.
