Un buen software de fisioterapia, en la parte de citas, hace cuatro cosas: atiende a los pacientes mientras tratas, ofrece solo huecos donde cabe cada sesión, envía recordatorios y facilita las reprogramaciones. Es lo que resolvemos con la automatización de citas para fisioterapia de Citas24.
En esta guía de compra vemos qué funciones de agenda y atención importan y cómo configurar sesiones de distinta duración. También qué cambia entre un autónomo y una clínica con varios fisios, y qué ganas frente a gestionar la agenda a mano.
Si tienes un centro de otra especialidad, mira nuestra página de software de citas para salud. También tienes la guía de software de citas para clínicas privadas.
Por qué la agenda es donde se pierden pacientes
En fisioterapia tienes las manos ocupadas casi todo el día. Mientras haces una punción seca o una movilización, el teléfono suena y los WhatsApp se acumulan. Cuando terminas la sesión, el paciente que llamaba quizá ya ha reservado en otra clínica.
A eso se suman tres problemas propios del sector:
- Tratamientos de varias sesiones. Un paciente con una lesión puede venir varias semanas seguidas. Cada cambio de horario es una conversación más.
- Reprogramaciones constantes. Turnos de trabajo, viajes o una mejoría repentina hacen que las citas se muevan mucho.
- Huecos de última hora. Una cancelación a primera hora deja una sesión vacía. Si nadie se entera de que ha quedado libre, rara vez se reocupa a tiempo.
Por eso, al elegir un software de gestión de fisioterapia, la parte de citas y atención al paciente pesa tanto.
Qué debe tener un software de fisioterapia: 7 funciones clave
Usa esta lista como checklist al elegir. Todas tienen que ver con que el paciente consiga cita y venga.
- Duración por tipo de sesión. La valoración inicial no dura lo mismo que una sesión de seguimiento o una punción seca. El sistema debe reservar el tiempo justo de cada servicio.
- Agenda por fisioterapeuta. Cada profesional con su horario, sus descansos, sus días libres y sus vacaciones.
- Qué fisio hace cada servicio. Si la punción seca o el masaje terapéutico solo los hace una persona del equipo, el software solo debe ofrecer huecos de ese profesional para ese servicio.
- Reservas por WhatsApp atendidas por IA. El paciente escribe «me duele la espalda, ¿tenéis hueco esta semana?» y recibe huecos reales, sin esperar a que acabes la sesión.
- Atención telefónica cuando no puedes coger el teléfono. Una recepcionista virtual con IA contesta, informa y agenda. Lo explicamos en nuestra página de recepcionista virtual para clínicas.
- Portal de reservas sin app ni registro. Un enlace para tu web, Google o Instagram donde el paciente reserva en tres pasos y luego puede cancelar o cambiar la cita desde el enlace de la confirmación. Así funciona el portal de reservas online.
- Recordatorios automáticos y huecos que no se pierden. Aviso por WhatsApp el día antes de la cita y, si alguien anula, el hueco vuelve a quedar libre en todos los canales y cualquiera puede reservarlo.
Cómo configurar sesiones de distinta duración
Este es el detalle que más errores provoca. Si todas las citas duran lo mismo en el sistema, la agenda ofrece huecos donde no cabe una valoración o deja tiempos muertos entre seguimientos.
La tabla es un ejemplo de partida. Ajusta las duraciones a cómo trabaja tu centro.
| Tipo de sesión | Duración de ejemplo | Qué tener en cuenta al configurarla |
|---|---|---|
| Valoración inicial | 60 min | Incluye entrevista y exploración; ofrécela solo en franjas amplias |
| Sesión de seguimiento | 45 min | Es la cita que más se repite y más se reprograma |
| Punción seca | 30 min | Puede ir sola o combinada con otra técnica; crea un servicio para cada caso |
| Masaje terapéutico | 45 min | Útil si lo hace un profesional concreto del equipo |
| Revisión o alta | 30 min | Buena candidata para huecos sueltos del final del día |
Con Citas24 defines cada servicio con su duración y qué profesionales lo hacen. El asistente solo propone horas en las que ese servicio cabe entero en la agenda de ese fisio.
Reprogramaciones sin llamadas
En fisioterapia, mover una cita es tan habitual como reservarla. Lo ideal es que el paciente pueda hacerlo solo, en cualquier momento, y que el hueco liberado vuelva a estar disponible.
Así funciona en Citas24:
- El paciente escribe por WhatsApp «el jueves no puedo, ¿me lo pasas al viernes?».
- El asistente con IA busca huecos libres el viernes para ese tipo de sesión, con los fisioterapeutas que la hacen.
- El paciente elige y la cita se cambia. Recibe la confirmación al momento.
- El hueco del jueves vuelve a quedar libre en todos los canales y cualquier paciente puede reservarlo.
Si reservó por el portal, puede hacer lo mismo desde el enlace de su confirmación, sin llamar. Y si la conversación necesita a una persona, la IA la deriva a tu equipo.
Fisioterapeuta autónomo o clínica con varios fisios
El software para fisioterapeutas que te conviene cambia según el tamaño del centro. Esta tabla relaciona cada caso con los planes de Citas24 (precios de octubre de 2026, sin permanencia).
| Situación | Qué necesitas sobre todo | Plan que encaja |
|---|---|---|
| Autónomo con poco volumen | Agenda online, WhatsApp atendido y recordatorios | Básica, 25 €/mes: 1 profesional y hasta 50 reservas al mes |
| Autónomo con agenda llena | Reservas ilimitadas y alguien que coja el teléfono | Profesional, 50 €/mes: reservas ilimitadas y agente telefónico con IA |
| Clínica de 2 a 5 fisios | Agenda por profesional, qué fisio hace cada servicio y acceso para cada fisioterapeuta | Profesional, 50 €/mes: hasta 5 profesionales |
| Varios centros o necesidades propias | Integraciones con ERP, CRM y API | Enterprise, precio a medida |
Haz la cuenta con tu volumen real. Si trabajas a jornada completa, es fácil pasar de 50 reservas al mes. En ese caso, el punto de partida es el plan Profesional, con 30 días gratis sin tarjeta.
Sin automatizar o con Citas24: qué cambia en la clínica
Gestionar la agenda a mano parece no costar nada. El problema es que todo sigue dependiendo de ti: contestar, buscar el hueco, apuntar la cita y recordarla, entre paciente y paciente.
| Tarea | Gestionando la agenda a mano | Con Citas24 |
|---|---|---|
| Responder fuera de horario | Mensajes sin contestar hasta el día siguiente | La IA responde y reserva la cita |
| Respetar la duración de cada sesión | Depende de tu memoria | Automático por tipo de sesión |
| Reprogramaciones | Por mensaje o llamada, entre sesiones | Por WhatsApp, web o teléfono, sin intervenir |
| Recordatorios | A mano o ninguno | Por WhatsApp el día antes de cada cita |
| Huecos cancelados | Se pierden | Vuelven a quedar libres en todos los canales |
| Coste | Tu tiempo y los pacientes que no esperan | Desde 25 €/mes |
La agenda a mano te cuesta en tiempo y en pacientes que no esperan a que contestes. Si quieres probar sin pagar, Citas24 tiene 30 días gratis sin tarjeta en el plan Profesional. Para entender cómo atiende la IA por WhatsApp, lee nuestra guía de chatbot para WhatsApp Business.
Guía de compra en 5 pasos
- Apunta durante una semana de dónde llegan las citas. Teléfono, WhatsApp, web o en persona, y cuántas llamadas no pudiste coger.
- Lista tus tipos de sesión y su duración real. Si el software no respeta esas duraciones, descártalo.
- Cuenta tus profesionales y tus reservas al mes. Con eso sabrás qué plan necesitas y el coste anual.
- Prueba con pacientes reales. Pide a tres pacientes de confianza que reserven y reprogramen por WhatsApp y por el enlace.
- Revisa privacidad y condiciones. RGPD, contrato de encargado del tratamiento, sin permanencia y puesta en marcha en días, no en semanas.
Y si ya tienes programa y lo que te falta son pacientes, lee cómo llenar la agenda de fisioterapia en 2026.
Privacidad de los pacientes
Los datos de salud son una categoría especial en el Reglamento General de Protección de Datos. Cuantos menos datos sensibles circulen por la herramienta de citas, menor es el riesgo.
Citas24 cumple el RGPD: tu clínica es la responsable del tratamiento y Citas24, el encargado. Para dar la cita pide nombre, teléfono, servicio y fecha; las grabaciones y conversaciones solo las ve tu equipo. Como buena práctica, no pongas el motivo de la consulta en los recordatorios: basta con el día, la hora y el fisioterapeuta.
Preguntas frecuentes
¿Qué software de fisioterapia me conviene si trabajo solo?
Uno que atienda por ti mientras tratas: WhatsApp con IA, agenda online y recordatorios. Con pocas citas basta el plan Básica de Citas24: 25 €/mes, 1 profesional y 50 reservas al mes. Con la agenda llena, el Profesional añade reservas ilimitadas y agente telefónico.
¿Puedo probar el software de fisioterapia gratis?
Sí. Citas24 ofrece 30 días gratis sin tarjeta en el plan Profesional, con WhatsApp y teléfono atendidos por IA, para probarlo con pacientes reales antes de pagar. No hay permanencia.
¿Puedo ver la agenda de la clínica desde el móvil?
Sí. Citas24 tiene su propio panel con agenda, accesible desde cualquier dispositivo: ves la agenda de cada fisioterapeuta, las citas del día y la ficha de cada paciente con su historial de citas.
¿Puedo decidir qué fisioterapeuta hace cada tipo de sesión?
Sí. Al configurar cada servicio decides qué fisioterapeutas lo hacen, y el asistente solo ofrece huecos de esos profesionales, con la duración de esa sesión y respetando sus horarios, descansos y vacaciones.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
La configuración básica lleva minutos: servicios, duraciones, profesionales y horarios, y el portal y el chat web quedan listos. WhatsApp y teléfono se conectan la primera semana. Puedes oírlo antes llamando a la demo o empezar gratis sin tarjeta.
