Un buen software para psicólogos, en la parte de agenda, hace tres cosas: deja reservar sin que interrumpas una sesión, distingue consulta presencial y online, y recuerda las citas con discreción, guardando los mínimos datos posibles. Es lo que ofrece Citas24 con su software de citas para salud.
En esta guía vemos qué funciones necesita tu agenda y cómo gestionar las sesiones online. También cómo deben ser los recordatorios para que no revelen nada y qué datos debe guardar una herramienta de citas.
Qué necesita un programa para psicólogos
La consulta de psicología tiene particularidades que una agenda genérica no cubre bien. Durante una sesión no puedes mirar el móvil, muchos pacientes escriben fuera de horario y una parte de las consultas se hace por videollamada.
Estas son las funciones que más se notan en el día a día:
- Reservas por WhatsApp sin interrumpir sesiones. Un asistente con IA atiende al paciente, propone huecos libres y confirma la cita mientras tú estás en consulta.
- Modalidad presencial u online. El asistente distingue si el paciente quiere sesión presencial u online y asigna el hueco correcto.
- Duración por tipo de sesión. Primera entrevista, sesión individual o sesión de pareja, cada una con su tiempo.
- Recordatorios discretos. Por WhatsApp el día antes, con día, hora y servicio, sin el motivo de la consulta.
- Agenda por profesional. En un centro con varios psicólogos, cada uno con su horario, sus descansos y las modalidades que atiende.
- Derivación a una persona. Si un paciente necesita hablar con alguien, el asistente pasa la conversación a tu equipo o le da el teléfono que tú elijas.
Sesiones presenciales y online en la misma agenda
Con Citas24 creas la sesión presencial y la online como servicios distintos, cada uno con su duración. El asistente con IA pregunta qué modalidad prefiere el paciente, ofrece solo los huecos reales del profesional adecuado y deja la cita confirmada.
Un ejemplo de conversación por WhatsApp:
- Paciente: «Hola, quería pedir cita. Mejor online, que esta semana estoy fuera».
- Asistente: «Claro. Hay hueco online con Marta el miércoles a las 18:00 o el jueves a las 19:00. ¿Cuál prefieres?».
- Paciente: «El miércoles».
- Asistente: «Hecho. Sesión individual online con Marta el miércoles a las 18:00. El día antes te enviaremos un recordatorio por WhatsApp».
Así evitas un error típico: el paciente que va a la consulta cuando la sesión era online. La modalidad queda en la cita y en el recordatorio.
Recordatorios discretos: qué poner y qué no
Un recordatorio puede verlo otra persona en la pantalla bloqueada del móvil. En psicología, eso importa más que en cualquier otro sector.
| Incluir en el recordatorio | Evitar en el recordatorio |
|---|---|
| Día y hora de la sesión | El motivo de la consulta |
| Nombre del profesional | Palabras como «terapia de ansiedad» o «tratamiento» |
| Modalidad: presencial u online | Datos de la sesión anterior |
| Dirección de la consulta, si es presencial | Cualquier detalle que identifique el problema |
Así es un recordatorio discreto que Citas24 envía por ti: «Hola, Laura. Te recordamos tu cita de mañana a las 18:00 con Marta, online. Si necesitas cambiarla, responde a este mensaje».
Para que ningún mensaje ni pantalla del panel revele nada, usa nombres neutros en tus servicios: «Primera consulta», «Sesión individual», «Sesión de pareja». Tienes más ideas sobre qué incluir y cómo gestionar las respuestas en recordatorios automáticos de citas.
Privacidad: la herramienta de citas debe saber lo mínimo
Los datos de salud, incluida la salud mental, son una categoría especial en el Reglamento General de Protección de Datos. En un software de psicología, la regla más útil es sencilla: lo que la herramienta de citas no guarda, no se puede filtrar.
Citas24 gestiona la cita, no la sesión. Para darla pide nombre, teléfono, servicio y fecha. Guarda la grabación y la transcripción de las llamadas que atiende, y solo las ve tu equipo. Además, cumple el RGPD: tú eres el responsable del tratamiento y Citas24, el encargado.
Dos hábitos que completan la protección:
- Separa la agenda de tus notas de sesión. Lo que hablas en consulta no debe pasar por WhatsApp ni por la herramienta de citas.
- Explica al paciente qué datos usas para gestionar su cita y por qué canal le escribirás.
Psicólogo autónomo o centro con varios profesionales
| Situación | Qué necesitas | Plan de Citas24 |
|---|---|---|
| Psicólogo autónomo con pocas sesiones | WhatsApp atendido, portal de reservas y recordatorios | Básica, 25 €/mes: 1 profesional y hasta 50 reservas al mes |
| Psicólogo autónomo con agenda llena | Reservas ilimitadas y alguien que conteste el teléfono | Profesional, 50 €/mes, con agente telefónico con IA |
| Centro de 2 a 5 psicólogos | Agenda por profesional, presencial y online, acceso para cada terapeuta | Profesional, 50 €/mes: hasta 5 profesionales |
| Varios centros | Integraciones con ERP, CRM y API | Enterprise, a medida |
El plan Profesional tiene 30 días gratis sin tarjeta y ningún plan tiene permanencia. Consulta el detalle en precios.
Agenda a mano o software: cuándo dar el salto
Gestionar la agenda a mano parece gratis, pero lo pagas con tu tiempo entre sesiones: contestar, buscar hueco, confirmar y recordar citas. Un asistente con IA hace todo eso por ti, como explicamos en chatbot para WhatsApp Business.
El salto compensa cuando te ves en alguna de estas situaciones:
- Contestas mensajes de pacientes entre sesiones o por la noche.
- Te ha pasado que un paciente fue a la consulta y la sesión era online.
- Envías a mano las confirmaciones y los recordatorios.
- Pierdes primeras consultas porque no pudiste contestar a tiempo, ni por WhatsApp ni por teléfono. Para las llamadas existe la recepcionista virtual para clínicas.
Con Citas24, el paciente también puede reservar desde tu web con el portal de reservas online, sin app ni registro y con un enlace en la confirmación para cambiar o cancelar la cita. Si trabajas en una clínica con otras especialidades, mira la guía de software de citas para clínicas privadas.
Cómo poner en marcha tu agenda en 5 pasos
- Define tus servicios con nombres neutros y su duración. Por ejemplo, primera consulta, sesión individual y sesión de pareja, cada una con su tiempo.
- Crea un servicio para cada modalidad. Por ejemplo, «Sesión individual presencial» y «Sesión individual online», para que el asistente ofrezca los huecos correctos.
- Configura los horarios de cada profesional. Incluye descansos y vacaciones, y deja fuera del horario las horas que reservas para supervisión o formación.
- Conecta tu WhatsApp y comparte el enlace del portal. El paciente podrá reservar por WhatsApp o desde tu web.
- Revisa las conversaciones de las primeras semanas. En la bandeja del panel lees cada chat y puedes tomar el control de cualquiera; en esa conversación el asistente deja de responder.
Si además quieres que alguien conteste las llamadas mientras estás en sesión, el plan Profesional incluye un agente telefónico con IA. Puedes probar cómo suena llamando a la clínica de demostración: 825 96 80 64.
Preguntas frecuentes
¿Qué software para psicólogos me conviene si trabajo solo?
Uno que atienda las reservas mientras estás en sesión, diferencie presencial y online y envíe recordatorios. Con pocas sesiones, el plan Básica de Citas24 (25 €/mes) basta; si superas las 50 reservas al mes, el Profesional ofrece reservas ilimitadas.
¿Puedo gestionar sesiones online con Citas24?
Sí. Crea la sesión online como un servicio propio, con su duración, y el asistente con IA la ofrece y la reserva en la agenda del profesional, igual que una sesión presencial. Cada paciente ve en su confirmación qué tipo de sesión ha reservado.
¿Guarda Citas24 información de las sesiones?
Citas24 gestiona la cita, no la sesión. Guarda la grabación y la transcripción de las llamadas que atiende, y solo las ve tu equipo. Además, cumple el RGPD: tú eres el responsable del tratamiento y Citas24, el encargado.
¿Pueden ver otras personas el motivo de la consulta en el recordatorio?
Solo si aparece en el nombre del servicio. El recordatorio por WhatsApp incluye día, hora y servicio, así que usa nombres neutros como «Sesión individual online». Así, aunque alguien vea la notificación, no sabrá el motivo.
¿Puedo probarlo antes de decidir?
Sí. Llama a la demo o empieza gratis con 30 días sin tarjeta en el plan Profesional.
