Un buen programa para taller mecánico, en la parte que llena el taller, hace tres cosas: recibe las citas por teléfono, WhatsApp y web sin que el mecánico suelte la llave, deja anotados en cada cita la matrícula y el modelo del coche y avisa al cliente el día antes de la cita.
Aquí nos centramos en esa parte: citas, recepción de vehículos y avisos. Si quieres verlo aplicado a un taller real, tienes los detalles en nuestra solución de citas para talleres y automoción.
Qué debe resolver un programa de citas para taller mecánico
Antes de mirar marcas, piensa en tu semana. Las citas se pierden en tres momentos: cuando nadie coge el teléfono, cuando la agenda no refleja cuánto dura cada trabajo y cuando el cliente se olvida de venir. Estas son las funciones que atacan esos tres puntos.
- Agenda por mecánico y por tipo de servicio. Una revisión rápida no ocupa lo mismo que una reparación de cuatro horas. Con duraciones reales, el sistema nunca ofrece huecos que no existen.
- Reservas por WhatsApp atendidas por IA. El cliente escribe «necesito cambiar las pastillas de freno» y el asistente pide la matrícula, ofrece huecos y confirma la cita.
- Atención telefónica cuando no puedes descolgar. Un agente de voz con IA contesta y da cita. Lo vemos más abajo.
- Datos del coche anotados en la cita. Matrícula, modelo y motivo de la visita quedan en cada reserva. Cuando el coche llega, ya sabes qué viene a hacer.
- Recordatorio de la cita. El aviso del día antes por WhatsApp evita olvidos y que un mecánico se quede sin coche.
- Reserva online sin app ni registro. Un enlace en tu ficha de Google o en tu web, como un portal de reservas online.
- Panel desde el móvil. La agenda de cada mecánico, las fichas de cliente y las conversaciones sin sentarte al ordenador.
Citas24 reúne todo esto en su propio panel, con la agenda del taller accesible desde el móvil o el ordenador, y la cuenta se crea en unos minutos.
Atender el teléfono con las manos ocupadas
Suena el teléfono mientras estás debajo de un coche, con grasa hasta el codo. O paras el trabajo, o el cliente llama al taller de al lado, sobre todo si es una avería. Esto es lo que cambia cuando la llamada la atiende la IA de Citas24:
| Situación | Sin automatizar | Con Citas24 |
|---|---|---|
| Llamada con las manos ocupadas | Paras el trabajo o la llamada se pierde | La IA contesta y agenda sin que sueltes la llave |
| Cliente que cuelga en el buzón de voz | No deja mensaje y llama a otro taller | Contesta siempre, a cualquier hora |
| Tres llamadas a la vez | Solo atiendes una | Atiende hasta 5 llamadas simultáneas |
| Cliente que necesita hablar con una persona | Le devuelves la llamada cuando puedes | La IA deriva la conversación a tu equipo |
La clave es que la IA no solo coge la llamada: la resuelve y deja la cita en la agenda del mecánico.
Con el agente telefónico de Citas24 puedes usar un número incluido o desviar el de siempre para que conteste cuando tú no puedes. Atiende con voz natural en español, a cualquier hora y hasta 5 llamadas a la vez. Puedes probarlo llamando al 825 96 80 64, o leer cómo funciona la IA que contesta llamadas. Si en algún caso el cliente necesita hablar con una persona, el sistema deriva la conversación.
Los datos del vehículo: qué pedir al reservar
La recepción del vehículo empieza en la reserva, no en el mostrador. Si los datos se recogen al dar la cita, el día que llega el coche no hay que volver a preguntarlos.
| Dato | Por qué importa | Ejemplo |
|---|---|---|
| Matrícula | Identifica el vehículo cuando llega al taller | 1234 LMN |
| Modelo | Te dice qué trabajo esperar y cuánto tiempo reservar | Seat León 1.5 TSI |
| Kilómetros | Orienta qué mantenimiento puede necesitar | 87.400 km |
| Servicio | Define la duración de la cita y el mecánico | Cambio de aceite y filtros |
Con Citas24, el agente pregunta la matrícula y el modelo durante la conversación y los deja anotados en la cita, junto con el motivo de la visita. Cuando el coche llega, el mecánico ya lo tiene todo en la agenda.
Confirmación y recordatorio de cita
El recordatorio de cita evita que el coche no aparezca y deje a un mecánico parado. Y la confirmación al reservar deja claro al cliente el día, la hora, el servicio y la dirección del taller.
La ITV también trae trabajo. Para los turismos, la primera inspección se pasa a los 4 años de la matriculación, después cada 2 años hasta los 10 y, a partir de ahí, cada año, según el Real Decreto 920/2017 (resumen en Mapfre Motor). Si tu taller prepara coches para la ITV, añádelo como servicio con su duración y el agente lo ofrecerá cuando un cliente pregunte.
Así son los avisos que Citas24 envía por ti:
- Confirmación: «Hola, Marta. Tu cita queda el martes a las 9:00 para el cambio de aceite y filtros del Corolla, en el taller de la calle Mayor, 12. Si necesitas cambiarla, usa el enlace de este mensaje».
- Recordatorio de cita: «Hola, Luis. Te esperamos mañana a las 8:30 con el León (1234 LMN) para la revisión. Si necesitas cambiar la hora, responde a este mensaje».
En Citas24 la confirmación y el recordatorio del día antes salen por WhatsApp. Tienes más detalles en nuestras guías de recordatorios automáticos de citas y de chatbot para WhatsApp Business.
Ejemplo: un día en un taller con 3 mecánicos
Un taller multimarca con tres mecánicos y tres trabajos tipo: revisión (1 hora), diagnosis electrónica (45 minutos) y reparación compleja (4 horas).
- A las 23:00, un cliente pide por WhatsApp una revisión. El asistente toma matrícula y modelo y le da el jueves a las 9:00.
- A las 10:15, suena el teléfono con los tres trabajando. El agente de voz da a una clienta una diagnosis para el viernes.
- A las 12:00, entra una reparación de cuatro horas. La cita ocupa las cuatro horas seguidas en la agenda del mecánico.
- El día antes de cada cita, el cliente recibe su recordatorio por WhatsApp.
- Si alguien anula, el hueco vuelve a quedar libre en todos los canales y cualquiera puede reservarlo.
Para los picos de demanda (antes de vacaciones o con el cambio de neumáticos de temporada), el agente ofrece los primeros huecos libres cuando alguien avisa de una avería, con la duración real de cada trabajo. Te contamos cómo organizar las citas en temporada alta en una guía aparte.
Cómo elegir programa para tu taller en 5 pasos
- Cuenta durante una semana cómo te llegan las citas. Llamadas atendidas y perdidas, WhatsApp y clientes que no avisan. Si pierdes llamadas, necesitas algo que conteste, no solo una agenda.
- Define tus servicios con su duración real. Sin duraciones reales, ninguna agenda online funciona.
- Decide qué datos del vehículo necesitas en cada cita: como mínimo, matrícula, modelo y kilómetros.
- Prueba con citas reales. Pide a tres clientes de confianza que reserven por WhatsApp y por teléfono.
- Revisa condiciones y resultados. Sin permanencia, precio cerrado y puesta en marcha en días. Después, revisa cada mes la agenda y las conversaciones, y ajusta servicios y duraciones.
Cuánto cuesta un programa de citas para taller
En Citas24 hay dos planes con precio publicado, sin permanencia, y un tercero a medida:
| Plan | Precio | Para qué taller encaja |
|---|---|---|
| Básica | 25 €/mes | Un solo mecánico: 1 profesional, 50 reservas/mes, WhatsApp con IA (hasta 250 mensajes/mes), portal de reservas y chat web |
| Profesional | 50 €/mes, 30 días gratis sin tarjeta | Hasta 5 profesionales (mecánicos), reservas ilimitadas, WhatsApp con IA y agente telefónico con IA |
| Enterprise | A medida | Cadenas o varios centros: integraciones con ERP, CRM y API |
Para un taller con más de un mecánico y un teléfono que no para, el plan Profesional es el que encaja, porque incluye el agente telefónico. Tienes el detalle en precios.
Preguntas frecuentes
¿Qué software para taller mecánico necesito si solo quiero organizar las citas?
Necesitas agenda por mecánico con duración por servicio, reservas por WhatsApp, teléfono y web, la matrícula y el modelo anotados en cada cita y recordatorios. Es lo que cubre Citas24 para automoción.
¿Puede el programa gestionar trabajos que duran varias horas?
Sí. Cada servicio tiene su duración y, si una reparación requiere cuatro horas, la cita ocupa ese tiempo completo en la agenda del mecánico, sin solapamientos.
¿Cómo atiende el teléfono la IA si estoy debajo de un coche?
El agente telefónico contesta con voz natural en español, consulta los huecos libres y confirma la cita, también fuera de horario y con hasta 5 llamadas a la vez. Pruébalo llamando al 825 96 80 64.
¿Qué pasa si un cliente anula la cita del taller?
Puede anularla o cambiarla desde el enlace de la confirmación o hablando con el agente. El hueco vuelve a quedar libre en todos los canales y cualquiera puede reservarlo.
¿Mis clientes tienen que instalar una app para pedir cita?
No. Reservan escribiendo a tu WhatsApp, llamando a tu número o desde un enlace web en tres pasos, sin registrarse ni descargar nada.
Pon tu taller a recibir citas solo
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